Rechnungsprüfer im Verein. Weil Kontrolle besser ist.

Das Wesen der Rechnungsprüfung

Die Rechnungsprüfer bilden die gesetzlich vorgeschriebene Finanzkontrolle des Vereins. Das VereinsG kennt zwar nur zwei zwingende Organe im technischen Sinn – die Mitgliederversammlung und das Leitungsorgan –, verpflichtet aber darüber hinaus Vereine, mindestens zwei Rechnungsprüfer zu bestellen (§ 5 Abs 5 VerG). Diese Pflicht trifft ausnahmslos jeden Verein, unabhängig von seiner Größe und wirtschaftlichen Tätigkeit; selbst der zweipersonale Kleinstverein kommt an ihr nicht vorbei.

Der Gedanke dahinter ist ein einfacher: Wer die Geschäfte führt und über das Vereinsvermögen verfügt, soll nicht zugleich sein eigener Kontrollor sein. Die Rechnungsprüfer schaffen eine institutionelle Distanz zwischen dem, der das Geld verwaltet, und dem, der die Verwaltung überprüft. Sie berichten dem Leitungsorgan und einem allfälligen Aufsichtsorgan über das Ergebnis ihrer Prüfung und sind einzubinden, wenn die Information der Mitglieder über die geprüfte Rechnung in der Mitgliederversammlung erfolgt. Auf diese Weise erhalten auch die Mitglieder, deren eigene Einsichtsrechte in die Buchhaltung beschränkt sind, eine unabhängige Einschätzung darüber, ob mit den Vereinsmitteln ordnungsgemäß umgegangen wurde.

Was Rechnungsprüfer prüfen – und was nicht

Der Prüfungsauftrag der Rechnungsprüfer ist gesetzlich eng gefasst. Sie haben die Finanzgebarung des Vereins in zweifacher Hinsicht zu prüfen: einerseits auf die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung, andererseits auf die statutengemäße Verwendung der Mittel (§ 21 Abs 2 VerG). Die erste Frage lautet, vereinfacht gesagt: Stimmt die Buchhaltung, sind Einnahmen und Ausgaben vollständig, richtig und belegt erfasst? Die zweite Frage lautet: Wurde das Geld tatsächlich für die in den Statuten festgelegten Zwecke ausgegeben und nicht zweckwidrig verwendet?

Zur Abgrenzung wertvoll ist, zu verstehen, was Rechnungsprüfer nicht zu prüfen haben. Ihr Auftrag erstreckt sich nicht auf die allgemeine Geschäftsführung des Leitungsorgans. Ob eine unternehmerische Entscheidung klug war, ob ein Vereinsprojekt sinnvoll ist oder ob die strategische Ausrichtung des Vereins überzeugt, ist nicht Gegenstand der Rechnungsprüfung. Rechnungsprüfer sind auf die Zahlen fokussiert, nicht auf die Zweckmäßigkeit der dahinterstehenden Entscheidungen. Damit unterscheiden sie sich grundlegend von einem Aufsichtsorgan, das – soweit die Statuten es vorsehen – die Leitungstätigkeit in ihrer Gesamtheit überwacht.

Ein besonderes Augenmerk verlangt das Gesetz auf ungewöhnliche Einnahmen und Ausgaben und vor allem auf Insichgeschäfte, also Geschäfte, die ein Organwalter mit dem Verein im eigenen Namen oder für einen Dritten abschließt (§ 21 Abs 3 iVm § 6 Abs 4 VerG). Gerade an dieser Schnittstelle zwischen Vereinsinteresse und Eigeninteresse eines Organwalters liegt ein typisches Risiko, dem die Prüfer erhöhte Aufmerksamkeit widmen müssen.

Rechnungsprüfer, Aufsichtsrat und Abschlussprüfer

Die drei Kontrollinstanzen des Vereinsrechts werden in der Praxis leicht verwechselt, erfüllen aber unterschiedliche Funktionen. Der Rechnungsprüfer ist die gesetzlich für jeden Verein vorgeschriebene Finanzkontrolle mit dem soeben beschriebenen, eng umrissenen Prüfauftrag. Das Aufsichtsorgan – oft „Aufsichtsrat“ oder „Kuratorium“ genannt – ist demgegenüber freiwillig; richtet ein Verein es ein, überwacht es das Leitungsorgan in dessen Gesamttätigkeit und kann daher auch strategische, rechtliche und operative Aspekte in den Blick nehmen. Beide Kontrollinstanzen können einander ergänzen: Die Rechnungsprüfer konzentrieren sich auf die finanzielle Gebarung, das Aufsichtsorgan behält das größere Bild im Auge.

Von beiden zu unterscheiden ist schließlich der Abschlussprüfer. Große Vereine – deren gewöhnliche Einnahmen oder Ausgaben in zwei aufeinanderfolgenden Jahren jeweils drei Millionen Euro übersteigen oder deren jährliches Publikumsspendenaufkommen jeweils über einer Million Euro liegt – müssen ihren erweiterten Jahresabschluss durch einen Abschlussprüfer prüfen lassen (§ 22 Abs 2 VerG). Als Abschlussprüfer kommen Wirtschaftsprüfer oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in Betracht. Der Abschlussprüfer übernimmt dabei zugleich die Aufgaben der Rechnungsprüfer, sodass ein großer Verein daneben keine gesonderten Rechnungsprüfer bestellen muss.

Bestellung und Anforderungen an die Rechnungsprüfer

Jeder Verein hat mindestens zwei Rechnungsprüfer zu bestellen; die Auswahl obliegt der Mitgliederversammlung (§ 5 Abs 5 VerG). Ist eine Bestellung ausnahmsweise schon vor der nächsten Mitgliederversammlung notwendig, wählt das Aufsichtsorgan oder – fehlt ein solches – das Leitungsorgan die Prüfer aus. Dass es mindestens zwei sein müssen, ist kein Zufall: Zwei Prüfer können einander kontrollieren und im Vier-Augen-Prinzip zu einem tragfähigeren Ergebnis kommen als eine Einzelperson.

Die zentrale persönliche Anforderung ist die Unabhängigkeit und Unbefangenheit der Prüfer (§ 5 Abs 5 iVm Abs 4 VerG). Unabhängigkeit bedeutet, dass der Rechnungsprüfer in seiner Kontrolltätigkeit nicht durch Weisungen oder durch persönliche, rechtliche oder wirtschaftliche Abhängigkeiten vom Leitungsorgan beeinflusst wird. Unbefangenheit ist verletzt, wenn unsachliche persönliche Bindungen eine unparteiische Beurteilung hemmen. Aus diesem Grund darf ein Rechnungsprüfer insbesondere nicht dem Leitungsorgan angehören, dessen Gebarung er ja gerade zu prüfen hat – niemand soll sich selbst kontrollieren.

Ein weit verbreitetes Missverständnis betrifft die Frage, wer überhaupt Rechnungsprüfer werden darf. Anders als vielfach angenommen, müssen Rechnungsprüfer keine Vereinsmitglieder sein. Es ist ohne Weiteres zulässig – und bei anspruchsvollerer Gebarung oft sinnvoll –, außenstehende Fachleute wie Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer zu Rechnungsprüfern zu bestellen. Eine bestimmte fachliche Qualifikation schreibt das Gesetz zwar nicht vor; das entbindet die Prüfer aber nicht davon, ihre Aufgabe mit der gebotenen Sorgfalt zu erfüllen.

Ablauf der Prüfung und der Prüfbericht

Der Ablauf der Rechnungsprüfung ist an einen klaren Zeitrahmen gebunden. Das Leitungsorgan hat nach dem Ende des Rechnungsjahrs binnen fünf Monaten die Einnahmen- und Ausgabenrechnung samt Vermögensübersicht zu erstellen (§ 21 Abs 1 VerG). Von diesem Zeitpunkt an haben die Rechnungsprüfer vier Monate Zeit, die Finanzgebarung zu prüfen (§ 21 Abs 2 VerG). Das Leitungsorgan ist dabei zur Mitwirkung verpflichtet; es hat den Prüfern die erforderlichen Unterlagen vorzulegen und die notwendigen Auskünfte zu erteilen. Zur Erfüllung ihrer Aufgabe steht den Rechnungsprüfern ein umfassendes Einsichtsrecht in sämtliche Buchungsunterlagen zu, einschließlich Kontoauszügen, Belegen und sonstiger prüfungsrelevanter Dokumente.

Das Ergebnis der Prüfung mündet in einen Prüfbericht. Dieser hat die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung und die statutengemäße Verwendung der Mittel entweder zu bestätigen oder festgestellte Gebarungsmängel und Gefahren für den Bestand des Vereins aufzuzeigen (§ 21 Abs 3 VerG). Auf ungewöhnliche Einnahmen oder Ausgaben und insbesondere auf Insichgeschäfte ist dabei besonders einzugehen. Die Rechnungsprüfer berichten dem Leitungsorgan und einem allfälligen Aufsichtsorgan; die zuständigen Vereinsorgane haben aufgezeigte Mängel zu beseitigen und Maßnahmen gegen aufgezeigte Gefahren zu treffen (§ 21 Abs 4 VerG).

Was aber, wenn das Leitungsorgan die Prüfung blockiert oder festgestellte Missstände ignoriert? Für diesen Fall gibt das Gesetz den Rechnungsprüfern ein scharfes Schwert in die Hand. Stellen sie fest, dass das Leitungsorgan beharrlich und auf schwerwiegende Weise gegen seine Rechnungslegungspflichten verstößt, ohne dass in absehbarer Zeit Abhilfe zu erwarten ist, können sie vom Leitungsorgan die Einberufung einer Mitgliederversammlung verlangen – und, wenn dieses untätig bleibt, eine solche sogar selbst einberufen (§ 21 Abs 5 VerG). Auch die Verweigerung der Einsicht müssen die Rechnungsprüfer nicht hinnehmen: Wird sie ihnen verwehrt, haben sie darüber in der Mitgliederversammlung zu berichten.

Die Haftung der Rechnungsprüfer

Die Rechnungsprüfung ist keine haftungsfreie Gefälligkeit, sondern eine verantwortungsvolle Aufgabe. Rechnungsprüfer haften dem Verein sinngemäß wie das Leitungsorgan (§ 24 Abs 1 VerG). Verletzen sie bei ihrer Prüfung schuldhaft die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Organwalters und entsteht dem Verein daraus ein Schaden, sind sie zum Ersatz verpflichtet. Die Haftung setzt dabei keineswegs erst bei strafrechtlich relevantem Fehlverhalten ein; es genügt, dass die Prüfer die ihnen obliegende Sorgfalt außer Acht lassen, etwa indem sie über eine bei gehöriger Prüfung erkennbare Veruntreuung großzügig hinwegsehen.

Wie beim Leitungsorgan differenziert das Gesetz nach der Entgeltlichkeit der Tätigkeit. Unentgeltlich tätige Rechnungsprüfer haften dem Verein gegenüber nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, entgeltlich tätige hingegen bereits bei leichter Fahrlässigkeit (§ 24 Abs 1 VerG). Eine bloße Aufwandsentschädigung für tatsächlich entstandene Kosten beseitigt die Unentgeltlichkeit dabei nicht. Zusätzlich gelten für Rechnungsprüfer die Haftungshöchstgrenzen des § 275 Abs 2 UGB sinngemäß (§ 24 Abs 4 VerG), die sich nach der Größe des Vereins staffeln. Diese Obergrenzen dürfen aber nicht mit faktischer Risikolosigkeit verwechselt werden: Schon für einen kleinen Verein reicht die Höchstgrenze bis zu zwei Millionen Euro.

Wird ein unentgeltlich tätiger Rechnungsprüfer von einem Dritten für einen in Wahrnehmung seiner Prüftätigkeit verursachten Schaden in Anspruch genommen, steht ihm gegenüber dem Verein ein Freistellungsanspruch zu, sofern er den Schaden nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht hat (§ 24 Abs 5 VerG). Schließt der Verein eine Haftpflichtversicherung für seine Rechnungsprüfer ab, muss diese auch eben diesen Freistellungsanspruch decken (§ 24 Abs 7 VerG).